Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch von taxcaps.de und bei der Nutzung von TaxCaps verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

2. Besuch der Website

Beim Aufruf von taxcaps.de verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten, damit die Seite ausgeliefert werden kann – insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs sowie die aufgerufene Adresse. Die Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht zur Analyse Ihres Verhaltens genutzt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website.

3. Keine Tracking- und Analysedienste

Wir setzen auf dieser Website keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein. Es werden keine Schriftarten, Skripte oder Inhalte von Drittanbietern (z. B. Google Fonts, Google Maps, soziale Netzwerke) nachgeladen.

4. Cookies

Die öffentlichen Seiten (Startseite, Impressum, Datenschutz) setzen keine Cookies. Erst nach der Anmeldung in TaxCaps wird ein Sitzungs-Cookie („taxcaps_session“) gespeichert, der Sie als angemeldeten Nutzer erkennt. Dieser Cookie ist für den Login technisch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung gelöscht.

5. Hosting

Die Website und die Anwendung TaxCaps werden auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, etwa für eine Demo-Anfrage, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Kanzlei, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Nutzung der Anwendung TaxCaps

Nutzerkonto und Anmeldung

Für Nutzer von TaxCaps verarbeiten wir die zur Kontoführung erforderlichen Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Team-Zuordnung, ein verschlüsseltes Passwort (Hash) sowie – bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung – den zugehörigen Schlüssel. Zum Schutz vor Angriffen wird die IP-Adresse bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen kurzzeitig verarbeitet, um wiederholte Fehlversuche zu sperren.

Kanzleidaten

Die von einer Kanzlei hochgeladenen Daten (z. B. DATEV-Auftragsliste und Zeiten-Export mit Mitarbeiter- und Auftragsbezug) verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der jeweiligen Kanzlei auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist die Kanzlei. Umsatzdaten und Zeiten-Exporte werden verschlüsselt gespeichert.

E-Mail-Berichte

Nutzer, die automatische Berichte abonnieren, erhalten diese an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Für den Versand nutzen wir den E-Mail-Dienst der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Berichte können jederzeit in der Anwendung abbestellt werden.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nutzerkonten werden nach Beendigung der Nutzung gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

10. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt per HTTPS. Der Zugang zur Anwendung ist durch Passwort und optional Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt, Zugriffsrechte richten sich nach der Rolle des Nutzers.

Stand: September 2026