Wer hat Zeit? Welcher Auftrag brennt?
TaxCaps ist die Kapazitäten- und Auftragsplanung für Steuerkanzleien. Aus Ihrer DATEV-Auftragsliste und dem Zeiten-Export entsteht ein Kanzleicockpit – für Inhaber, Teamleiter und das ganze Team.
- Auslastung je Team und Mitarbeiter – Monat für Monat
- Jahresabschluss-Status bis zur Frist: 🐬 🏊 🌋
- Umsatz, Forecast und automatische E-Mail-Berichte
Aus Exporten werden Entscheidungen.
Die Daten liegen in jeder Kanzlei längst vor – in DATEV. Was fehlt, ist der Überblick: Wer ist ausgelastet, was ist überfällig, schaffen wir die Frist?
Ohne TaxCaps
- Excel-Listen, die keiner pflegtKapazitäten werden geschätzt, Auslastung wird gefühlt.
- Fristdruck fällt erst im Februar aufWer den Jahresabschluss nicht schafft, zeigt sich zu spät.
- Überfällige Aufträge bleiben liegenPlandaten laufen unbemerkt ab – Mandanten warten.
- Umsatz erst am Jahresende klarAuswertungen kosten Zeit und kommen, wenn es zu spät ist.
Mit TaxCaps
- Kapazität aus echten DatenBedarf vs. Kapazität je Team und Monat – direkt aus DATEV.
- 🐬 🏊 🌋 für jeden MitarbeiterSie sehen heute, wer es bis zur Frist schafft – und wer Hilfe braucht.
- Ampel und To-Do im CockpitÜberfällige Aufträge und Handlungsbedarf auf einen Blick.
- Umsatz & Forecast laufendIst, Hochrechnung und Vorjahr – jede Woche per E-Mail.
Die Zahlen, nach denen Sie steuern.
So bereitet TaxCaps Ihre DATEV-Daten auf – genau so, wie Sie es in der App und in den Berichten sehen.
📊 Wie steht das JA-Team gerade?
Jahresabschluss/ESt · VZ 2025 · BeispieldatenSchafft jeder seinen Jahresabschluss bis zur Frist?
Erledigungsquote heute
Vorjahresvergleich zum Stichtag
Wer über/unter Plan liegt
| Mitarbeiter | Offen | Erledigt | Rest-Auslastung |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiter A | 38 | 41 | 🌋 118 % |
| Mitarbeiter B | 29 | 47 | 🏊 96 % |
| Mitarbeiter C | 21 | 52 | 🐬 78 % |
| Mitarbeiter D | 17 | 44 | 🐬 64 % |
🐬 schafft es locker (< 85 %) · 🏊 knapp, auf gutem Weg (85–100 %) · 🌋 überlastet (> 100 %)
💼 Umsatz & Controlling
Nur für Inhaber · 🔒 aus dem Umsatz-Tresor · BeispieldatenMonatsverlauf 2026
Zielerreichung
💶 Umsatz je Mitarbeiter – Tops & Flops
- Mitarbeiter E+18 % ggü. Plan
- Mitarbeiter B+9 % ggü. Plan
- Mitarbeiter F−7 % ggü. Plan
🏃 Produktivität – Champions & Flops
- Mitarbeiter C84 % produktiv
- Mitarbeiter A81 % produktiv
- Mitarbeiter G62 % produktiv
📅 Auslastung & Kapazität
Alle Teams · Beispieldaten🔥 Höchste Auslastung (Risiko)
- Mitarbeiter A · Jahresabschluss126 %
- Mitarbeiter H · FiBu104 %
- Mitarbeiter B · Jahresabschluss101 %
🧊 Meiste freie Kapazität
- Mitarbeiter J · Lohn190 Std frei
- Mitarbeiter D · Jahresabschluss140 Std frei
🎚️ Kapazitäts-Simulator – Umverteilung testen
Alle Zahlen und Namen auf dieser Seite sind Beispiele.
Alles, was Sie zum Steuern Ihrer Kanzlei brauchen.
Jede Ansicht beantwortet eine Frage, die sich Kanzleiinhaber und Teamleiter jede Woche stellen.
Cockpit & To-Do
„Was ist jetzt dringend?“ – Ampel und Empfehlungen, sortiert nach Handlungsbedarf.
- Ampel mit konkreten Empfehlungen
- To-Do-Liste für offene Punkte
- Übersicht über alle Teams
Auslastung
Bedarf vs. Kapazität je Team und Monat – wo fehlt es, wo ist frei?
- Saldo je Team, Auslastung je Mitarbeiter
- Risiko- und Reserve-Listen
- Abwesenheiten wie Elternzeit berücksichtigt
Jahresabschluss-Status
Erledigungsquote, Restkapazität bis zur Frist und Status je Mitarbeiter.
- Vorjahresvergleich zum selben Stichtag
- Überfällige Aufträge aus Vorjahren
- Wer über oder unter Plan liegt
Auftragscontrolling
Überfällige Aufträge und Plan vs. Ist – bis auf den einzelnen Auftrag.
- Plandatum (GA) überschritten
- Plan vs. Ist bis heute
- Auswertung nach Dimension
Umsatz & Controlling
Umsatz und Produktivität je Mitarbeiter und Bereich – nur für Inhaber.
- Forecast fürs Gesamtjahr
- Vorjahreslinie und Tops & Flops
- Verschlüsselt im Umsatz-Tresor
Kapazitäts-Simulator
Stunden testweise umverteilen – bevor Sie es anordnen.
- Von einer ausgelasteten Person auf eine oder mehrere
- Wirkung sofort sichtbar
- Ohne Änderung der echten Daten
Montag, 8 Uhr: Der Bericht ist schon da.
Niemand muss sich einloggen, um zu wissen, wo die Kanzlei steht. TaxCaps verschickt die wichtigsten Kennzahlen automatisch – je Thema getrennt wählbar.
- Täglich oder wöchentlich – mit Wochentag und Uhrzeit nach Wunsch
- Jahresabschluss: Erledigungsquote, Restkapazität bis zur Frist, Vorjahresvergleich
- FiBu & Lohn: Team-Auslastung, wer über Plan liegt, wer 14 Tage nicht gebucht hat
- Umsatz: Ist, Forecast, letzte 7 Tage ggü. Vorjahr, Monatsverlauf – nur für Inhaber
- Teamleiter erhalten die Berichte ihrer Teams – mit Vorschau und Testversand
📊 Jahresabschluss
Erledigungsquote heute
Vorjahresvergleich zum Stichtag
Zum selben Stichtag im Vorjahr (VZ 2024) waren 51 % der Aufträge und 49 % der Stunden erledigt.
Jeder sieht, was er sehen soll.
Umsatzzahlen sind Chefsache. TaxCaps trennt sauber zwischen Inhabern, Teamleitern und Teammitgliedern – und schützt Ihre Daten nach dem Standard, den Sie als Berufsgeheimnisträger erwarten.
| Bereich | 👑 Inhaber | Teamleiter | Teammitglied |
|---|---|---|---|
| Cockpit, Auslastung & Aufträge | alle | eigene Teams | eigene Aufträge |
| Jahresabschluss-Status 🐬 🏊 🌋 | alle | eigene Teams | eigener Status |
| Umsatz & Controlling | ✓ | – | – |
| E-Mail-Berichte | alle Themen | eigene Teams | – |
| Zeiten-Export & Umsatz-Tresor | ✓ | – | – |
| Nutzerverwaltung | ✓ | – | – |
In drei Schritten zum Kanzleicockpit.
Keine Installation, keine neue Datenpflege. TaxCaps arbeitet mit dem, was DATEV ohnehin liefert.
DATEV-Auftragsliste importieren
Alle Tabellenblätter werden gelesen – mit Auftragsart, Plan-Stunden und Plan-Umsatz je Auftrag.
PlanungMitarbeiter & Kapazitäten pflegen
Teams zuordnen, Vollzeit-Standardwerte und Abwesenheiten wie Elternzeit oder Langzeitkrankheit hinterlegen.
KapazitätZeiten-Export ergänzen
Mit dem Zeiten-Export aus DATEV kommen die Ist-Werte dazu – für Plan vs. Ist, Produktivität und Umsatz.
Controlling
Wir haben TaxCaps für unsere eigene Kanzlei gebaut – weil wir jede Woche wissen wollten, ob wir die Jahresabschlüsse schaffen, wer Luft hat und ob wir beim Umsatz im Plan liegen.
TaxCaps ist nicht am Reißbrett entstanden, sondern im Kanzleialltag. Jede Kennzahl, jede Ampel und jeder Bericht ist bei uns täglich im Einsatz. Deshalb arbeitet TaxCaps mit den DATEV-Daten, die Ihre Kanzlei ohnehin hat – und nicht mit zusätzlichen Listen, die niemand pflegt.
Ein Preis. Alle Funktionen.
Eine Grundgebühr für die Kanzlei, dazu ein fester Betrag je Nutzer. Keine Module, keine Zusatzpakete.
Alles inklusive:
- Cockpit mit Ampel & To-Do🚦
- Auslastung je Team & Mitarbeiter📅
- Jahresabschluss-Status je Mitarbeiter🐬🏊🌋
- Auftragscontrolling & Plan vs. Ist⏰
- Umsatz, Produktivität & Forecast💼
- Kapazitäts-Simulator🎚️
- Automatische E-Mail-Berichte📊
- Rollen, Umsatz-Tresor & Zwei-Faktor-Anmeldung🔐
Häufige Fragen
Welche Daten braucht TaxCaps?
Die DATEV-Auftragsliste für die Planung. Für Ist-Werte, Produktivität und Umsatz zusätzlich den Zeiten-Export aus DATEV.
Ersetzt TaxCaps DATEV?
Nein. DATEV bleibt Ihr führendes System. TaxCaps wertet die Exporte aus und macht Auslastung und Aufträge planbar.
Wer sieht die Umsätze?
Nur Inhaber. Teamleiter und Teammitglieder sehen Auslastung und Aufträge im Rahmen ihrer Rolle.
Was bedeuten 🐬 🏊 🌋?
Der Status zeigt je Mitarbeiter, ob der Jahresabschluss bis zur Frist zu schaffen ist: 🐬 locker (Rest-Auslastung unter 85 %), 🏊 knapp, aber auf gutem Weg (85–100 %), 🌋 überlastet (über 100 %).
Wer bekommt welche E-Mail-Berichte?
Inhaber können alle Themen abonnieren, Teamleiter die Berichte ihrer Teams. Jeder wählt selbst Themen, Rhythmus und Uhrzeit.
Wo liegen unsere Daten?
Auf einem Server in Deutschland bei der Hetzner Online GmbH, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Umsatzdaten und Zeiten-Exporte werden verschlüsselt gespeichert.
Muss ich etwas installieren?
Nein. TaxCaps läuft im Browser – alle Nutzer arbeiten mit demselben, zentralen Datenstand.
Was kostet TaxCaps?
199 € im Monat Grundgebühr plus 5 € je Nutzer und Monat, jeweils zzgl. Umsatzsteuer. Alle Funktionen sind enthalten.
Sehen Sie Ihre Kanzlei mit anderen Augen.
Wir zeigen Ihnen TaxCaps in einer persönlichen Demo – von Steuerberater zu Steuerberater.
- Persönlich, an Ihren Fragen orientiert
- Antwort per E-Mail an hey@taxcaps.de
- Unverbindlich